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『契約書作成・管理システム』

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業種を問わず、あらゆる雛形契約や個別契約の作成・手続き・進捗・管理の全てをサポート

各種売買や委託等の取引契約、機密保持や個人情報守秘義務の契約など、企業と企業、学校や行政と取引業者などの様々な契約に関わる作成・編集業務を大幅に効率化し、雛型文書や締結文書などの文書データも一元管理できるシステムです。
Webシステムの特長を生かし、各支店等への公開閲覧、目的の契約書を探し出す検索機能なども搭載しています。

対象例:契約書(全般)、雛形文書、締結文書 etc.

主な機能と利用フロー

フロー図

製品の特長

チェック契約書の条項番号の自動付番
簡単作成!

お客様のインデントルールをあらかじめシステムに組み込みますので、契約書作成時に条文に条項を設定するだけで、条や項の追加・削除に応じて、各条項を自動で再付番し、インデントも自動調整することができます。
担当者ごとの作成ルールのブレを防ぎます。

画面1
チェック契約書の進捗管理が可能

組織内での契約交渉過程における、契約書の進捗管理が可能です。
契約書案の作成から内容の確認・修正・承認等の一連のフローや、更新者、更新日を、更新履歴として管理することができ、履歴を一覧で閲覧することもできます。

画面2

チェック契約書の原本・属性情報・本文の情報を
システムに一括登録・管理!

締結された契約書原本は、PDFファイルでシステムに登録・管理することができます。登録した契約書に対し、契約書名や契約先、更新予定などの情報も紐付けることが可能です。
また、契約書の本文情報も簡単に登録でき、体裁・インデントルールに基づいた状態で文章を管理することができます。
さらに、契約書に関する情報を添付ファイルとしても登録可能なので、散逸しがちな契約書情報を一元管理することができます。

画面3

チェック全契約書を対象に多数の紐付け情報から検索をサポート!

契約書に対して、複数の単語・文字列のキーワードや、契約先、契約開始日・終了日等、多彩な情報を登録することができます。それらの属性情報から全文書を対象に、契約書を絞込み検索にかけることができます。
また、検索結果をCSV出力することも可能です。

画面4

チェック確認・更新が必要な契約書を
メールや操作画面でアラート!

本文確認や更新作業が必要な契約書情報を自動的にピックアップ。
契約更新期限前の任意のタイミングで関係者全員にEメールやアラートでお知らせすることができる通知機能で、契約書の更新・確認漏れを防ぎます。
また、お知らせ機能でシステム利用者を対象に、様々なアナウンスをすることも可能です。

画面5

チェック自動ピックアップされた契約書の
契約更新日を一括更新!

更新日が近づき、自動ピックアップされた契約書を、一覧で確認することができます。
さらに、一覧画面の中で次回の契約更新日も一括で更新できるので、更新チェックにかかっていた時間を大幅に削減!!契約更新漏れを防ぎます。

画面6

その他の基本機能

主な基本機能

◆変更時の条項番号引用箇所のハイライト表示
条項等の追加削除に伴う条項番号変化に応じ、登録済みの各契約書の本文内に引用された条項番号をハイライト表示し、要修正注意を喚起します。

◆変更前後の新旧対照表を自動作成
現行版と変更案、現行版と旧版、雛形と各締結版などの差異を表示した新旧対照表の自動作成ができます。

◆Wordファイルへの出力
契約先との条文合意の折衝などで用いるWordファイルでの読込み・書出しに便利なRTFデータの出力に対応し、追加・削除などの変更履歴も取り込み可能です。

◆汎用変更箇所のマーカー表示
本文冒頭の甲(社名)、乙(社名)や締結日付、契約金額など、雛形上の汎用的な変更箇所のマーカー表示が設定できます。

◆表記ゆれ防止のチェック機能
[及び]と[および]、[取り扱い]と[取扱い]など、発生しがちな“表記ゆれ用語”の複数登録とチェックができます。

◆表や画像の挿入、関連データファイルの添付
本文中の任意の箇所に表や画像の挿入ができます。

◆権限設定
ユーザマスタ・部署マスタ等、複数のマスタを管理。権限により閲覧・編集・決裁等の業務分担が可能です。

新たなニーズへの対応

◆契約書及び関連証憑のスキャナ保存
税制改正により、今まで多く普及していた電子帳簿保存に対して、スキャナ保存(保存された書類を税務関係書類とする)が大幅に規制緩和されました。契約書や注文書とその関連証憑を電子化することで、書類の閲覧や監査業務の効率化が図れます。『契約書作成・管理システム』は、これらのニーズにも対応して参ります。

規制緩和の概要は以下の通りです。(詳しくは国税庁HPをご確認ください。)

・対象書類の見直し:金額基準(三万円未満)の廃止
・関連帳簿の電子保存要件の廃止
・電子署名要件の見直し:電子署名の廃止・タイムスタンプ/入力者情報(ID/PW)の保存が要件
・大きさ情報・カラー保存要件の見直し:大きさ情報要件の廃止/グレースケール可(カラー廃止)
・適正事務処理要件:内部統制を担保するために、交互牽制/定期的なチェック/再発防止策を社内規程等において整備し、実施すること 等

◆多段階ワークフロー
多段階ワークフローや簡易メニューをオプション機能として提供。

◆その他
電子契約による印紙代等のコスト削減のご相談も承ります。

提供方法

『契約書作成・管理システム』は、パッケージライセンスまたは、クラウドサービスでご提供いたします。

パッケージライセンスクラウドサービス

※利用料金に関しては別途ご相談の上、お見積致します。
 下記のお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせください。

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