ソリューション&サービス

『契約書作成・管理システム』

契約書作成・管理システム

各種売買や委託等の取引契約、機密保持や個人情報守秘義務の契約など、企業と企業、学校や行政と取引業者などの様々な契約に関わる作成・編集業務を大幅に効率化し、雛型文書や締結文書などの文書データも一元管理できるシステムです。
Webシステムの特長を生かし、各支店等への公開閲覧、目的の契約書を探し出す検索機能なども搭載しています。

主な機能

1.作成や編集時の便利機能
1)ワードファイルへの入出力
契約先との条文合意の折衝などで用いるワードファイルでの読込み・書出しに便利なRTFデータの入出力に対応し、追加・削除などの変更履歴も取り込み可能です。

2)条項番号を自動で再付番
条や項の追加・削除に応じて、各条項番号を自動で再付番します。

3)変更時の条項番号引用箇所のハイライト表示
条項等の追加削除に伴う条項番号変化に応じ、登録済みの各契約書の本文内に引用された条項番号をハイライト表示し、要修正注意を喚起します。

4)変更前後の新旧対照表を自動作成
現行版と変更案、現行版と旧版、雛型と各締結版などの差異を表示した新旧対照表の自動作成ができます。

5)汎用変更箇所のマーカー表示
本文冒頭の甲(社名)、乙(社名)や締結日付、契約金額など、雛型上の汎用的な変更箇所のマーカー表示が設定できます。

6)表記ゆれ防止のチェック機能
[及び]と[および]、[取り扱い]と[取扱い]など、発生しがちな”表記ゆれ用語”の複数登録とチェックができます。

7)表や画像の挿入、関連データファイルの添付
本文中の任意の箇所に表や画像の挿入が出来ます。

2.データ管理の便利機能
1)契約書を一元的に管理
各所に散逸しがちな契約書データを一元的に管理します。

2)新旧版の歴代データを管理
改訂に伴う新版、旧版、旧々版などの歴代書式を管理できます。

3)複数キーワードで全文書の全文を対象に検索・置換
複数の単語や文字列を登録し、全文書の全文を対象に、一括して検索や置き換えができます。

4)文書ごとに所管部署や担当者の操作権限を設定
契約文書ごとに所管部署や担当者の操作権限レベルを柔軟に設定できます(参照、作成・編集、承認、公開)。

5)契約期限、更新時期の予報アラート
契約書ごとに契約期限や更新時期を、操作画面やメールで予報するアラート(注意報)を設定できます。

6)個別契約書の変更履歴と進捗管理
契約交渉の過程における進捗を管理し、変更履歴の閲覧が可能です。

3.新たなニーズへの対応
1)契約書及び関連証憑のスキャナ保存
税制改正により、今まで多く普及していた電子帳簿保存に対して、スキャナ保存(スキャナ保存された書類を税務関係書類とする)が大幅に規制緩和されました。契約書や注文書とその関連証憑を電子化することで、書類の閲覧や監査業務の効率化が図れます。『契約書作成・管理システム』は、これらのニーズにも対応して参ります。

規制緩和の概要は以下の通りです。(詳しくは国税庁HPをご確認ください。)

 ● 対象書類の見直し:金額基準(三万円未満)の廃止
 ● 関連帳簿の電子保存要件の廃止
 ● 電子署名要件の見直し:電子署名の廃止・タイムスタンプ/入力者情報(ID/PW)の保存が要件
 ● 大きさ情報・カラー保存要件の見直し:大きさ情報要件の廃止/グレースケール可(カラー廃止)
 ● 適正事務処理要件:内部統制を担保するため、交互牽制/定期的なチェック/再発防止策を社内規程等において整備し、実施すること  等

2)多段階ワークフロー
多段階ワークフローや簡易メニューをオプション機能として提供。

3)その他
電子契約による印紙代等のコスト削減のご相談も承ります。

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